KPI e OKR: qual è la differenza e come usarli per aumentare le performance
I KPI (Key Performance Indicator) sono quegli importanti indicatori per monitorare l’attività di un’azienda e il raggiungimento degli obiettivi che si pone.
Si basano sull’osservazione e il monitoraggio di eventi e parametri legati al business in maniera approfondita, segnalando quando il valore rimane nel range prestabilito e quanto invece diventa un elemento problematico.
I KPI controllano la strada che l’azienda segue per raggiungere l’obiettivo e monitorano ogni aspetto del viaggio.
Tutte le imprese oggi fissano i loro KPI in base alla strategia e agli obiettivi di business fissati in precedenza. Questi elementi sono importanti ma costituiscono solamente una parte dell’impianto strategico e strutturale che un’azienda dovrebbe avere.
Accanto ai KPI ci dovrebbero essere degli indicatori più ampi e onnicomprensivi, capaci di mettere in comunicazione immediata l’obiettivo di business a lungo termine con la granularità delle variazioni specifiche.
Per fare questo, è necessario che l’azienda fissi anche i suoi OKR (Objectives Key Results).
Due acronimi simili come i loro compiti, per sottolineare l’esigenza di lavorare sempre su due livelli, il macro ed il micro, con la stessa attenzione e cura.
Spesso capita che questi due indicatori vengano confusi.
Effettivamente ci sono delle zone di sovrapposizione, ma i KPI e gli OKR nascono con scenari ed obiettivi molto differenti tra loro ed è importante conoscerli, fissarli e permetterne la comunicazione. Per offrire una guida semplice ma efficace, si parte dalle definizioni per poi descrivere le principali differenze e i risultati che possono essere raggiunti.
KPI e OKR: l’importanza degli indicatori nel business
Per ottenere successo nel business, in qualsiasi settore e a qualsiasi livello, gli indicatori e il monitoraggio giocano un ruolo fondamentale. Non solamente per le informazioni e i dati che riescono a fornire all’azienda ma anche per l’impostazione strategica che la misurazione offre.
Attraverso gli indicatori e le metriche fissate, si decide ciò che è davvero importante, ciò che ha la priorità rispetto al resto e deve essere misurato con attenzione.
Tra gli indicatori più importanti e seguiti dalle aziende ci sono i KPI (Key Performance Indicator). Attraverso i KPI, le aziende monitorano alcuni aspetti fondamentali per la crescita dal punto di vista strategico. Questi indicatori offrono una conoscenza granulare e approfondita, uno zoom sulle singolarità che maggiormente impattano sull’immagine complessiva.
I KPI da soli non bastano a realizzare e mettere in pratica la strategia.
Per mettere in comunicazione le valutazioni e le proiezioni aziendali per il futuro con queste analisi granulari serve un collegamento. A questo livello intermedio lavorano gli OKR (Objectives Key Results).
Gli OKR sono indicatori che parlano di obiettivi ambiziosi e cross funzionali, a partire da una visione dell’azienda e del business nel lungo termine. Gli OKR raccontano dove l’azienda si propone di arrivare, pensando in grande.
Per questo motivo, già da questo primo affresco, appare evidente come i KPI e gli OKR siamo due strumenti fondamentali e complementari per un’azienda. Solamente attraverso la giusta sinergia e comunicazione tra questi strumenti è possibile percorrere la strada verso i risultati attesi. Allo stesso tempo, diventa anche più facile correggere il tiro in modo tempestivo qualora insorgessero nuove variabili.
Ma per comprendere come individuarli ed utilizzarli a livello aziendale è importante partire dalle definizioni.
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Cos’è un OKR?
Gli OKR sono degli indicatori molto importanti per l’azienda perché offrono un quadro all’interno del quale inserire e contestualizzare gli obiettivi di business e la gestione del percorso per il loro raggiungimento.
Attraverso la definizione degli OKR si fa riferimento a tutto ciò che riguarda gli obiettivi ambiziosi e lungo termine. Questi strumenti motivano il team e i singoli professionisti, indicando una lunga strada verso il successo e la soddisfazione.
Per questo motivo, molto spesso gli OKR possono essere irraggiungibili. Questo non significa, però, che perdano di importanza e valore. Servono per indirizzare il focus dell’attenzione aziendale verso un macro obiettivo, per chiedere trasparenza all’interno dei team e per allineare il lavoro dei diversi settori aziendali.
Questi indicatori chiave del risultato hanno una struttura molto specifica: 1 obiettivo definito e 5 risultati chiave per monitorare i progressi verso l’obiettivo. Questa struttura aiuta a non disperdere le energie nel perseguire troppi obiettivi differenti. La dimensione complessiva alla quale gli OKR fanno riferimento rischia di allontanare troppo la strategia dall’effettiva realizzazione e fattibilità. Stabilire un solo obiettivo e una serie di risultati attesi segna dei punti fissi molto utili.
Accanto a questo obiettivo, spesso vengono anche definite le regole da seguire e le iniziative da intraprendere lungo la strada. Si disegna un percorso ancora molto astratto, ma capace di offrire indicazioni importanti sugli step e sul successo della strategia.
Per altri esempi su cosa siano gli OKR rimandiamo all’interessante risorsa OKR Example.
Cos’è un KPI?
I KPI sono gli strumenti attraverso i quali è possibile “mettere a terra”, in maniera più specialistica ed operativa, i macrobiettivi definiti dagli OKR. Questo li rende più agili e più vicini al risultato: ad esempio attraverso i KPI è possibile ottenere subito i primi feedback, fondamentali per confermare o smentire la strategia complessiva a lungo termine.
Per questa loro struttura, vengono utilizzati anche per monitorare le evoluzioni ed i trend del passato e del presente: misurano l’acquisizione del risultato atteso e fissato in un momento passato. Questa caratteristica li rende molto specifici ma anche statici.
I KPI vengono definiti anche “health metrics” (metriche della salute). Proprio come i check up medici ai quali ci si sottopone con regolarità, queste metriche devono essere monitorate con costanza e si dovrebbero creare dei report dedicati. Le variazioni, i trend e gli scostamenti possono comunque avere un valore interessante da evidenziare. Finchè, però, questi report denotano valori all’interno dei parametri stabili non è necessario intervenire.
Strategia, OKR e KPI: un esempio per chiarire
Definire i KPI e gli OKR spesso non è sufficiente per restituire un’immagine chiara dei pesi e degli equilibri in gioco. Essendo entrambi degli indicatori che monitorano gli obiettivi di business e il raggiungimento del risultato, alcuni aspetti si sovrappongono creando confusione e costruendo un alone di mistero sulla struttura generale. In realtà, l’approccio è totalmente diverso e anche il modo in cui devono essere utilizzati.
Un esempio pratico può essere molto utile per chiarire la situazione. Prima dell’esempio, però, è necessario sottolineare che l’obiettivo dell’OKR è creare un cambiamento sostenibile in una determinata performance aziendale, senza però influire sugli altri aspetti e impattare negativamente sul business. La visione d’insieme è il punto di partenza e non può essere sacrificata da interventi troppo specifici.
KPI, OKR e strategia nella metafora del viaggio
Se si decide di pianificare un viaggio, la prima domanda alla quale rispondere riguarda la destinazione: dove andare?
Definire la destinazione significa, in termini di business, individuare la strategia. Per raggiungere la destinazione servono delle indicazioni di viaggio, un navigatore GPS o un’applicazione che indichi le scelte da compiere; queste sono gli OKR. Attraverso gli OKR si delineano le linee guida del viaggio e la sua effettiva attuazione: punto di partenza, percorso e punto di arrivo.
Questo potrebbe sembrare sufficiente per partire e raggiungere la destinazione, ma probabilmente non lo è: un viaggio è fatto di tanti possibili problemi ed esigenze che non possono essere dimenticate. Al di là della strada ci sono altri fattori da monitorare, uno su tutti il livello di carburante. Non influisce immediatamente sulla destinazione ma è fondamentale per procedere nel viaggio. Controllare il livello del carburante in tempo per il rifornimento, corrisponde al monitoraggio di un KPI riconosciuto come fondamentale.
Questo esempio pratico presenta sicuramente alcune semplificazioni eccessive ma offre un’indicazione importante sul ruolo di ogni elemento all’interno del discorso. Ancora una volta appare evidente che i KPI e gli OKR dovrebbero andare di pari passo per la realizzazione della strategia e per il perseguimento degli obiettivi di business.
L’importanza della K
Definire i KPI e gli OKR e mostrarne l’importanza all’interno della strategia è fondamentale. Ora, è necessario approfondire ancora di più la loro natura per individuare i reali fattori in comune.
Cos’hanno in comune KPI e OKR?
Una domanda fondamentale, per rispondere alla quale bisogna arrivare alla fine di tutto il ragionamento. Sicuramente un aspetto cattura subito l’attenzione: la K. In entrambi questi acronimi è presente la parola “Key”, per dimostrare la dimensione chiave che queste valutazioni e misurazioni devono avere, in termini tattici e strategici.
Sia che si tratti degli OKR che dei KPI, le metriche da individuare devono essere poche, perché saranno solo quelle chiave. Se ne vengono individuate molte, significa che non hanno più un ruolo prominente e non sono più determinanti.
Nel lavoro di tutti i giorni, ci sono molti aspetti che possono essere osservati, analizzati e misurati, ma pochi di questi influiscono profondamente sul perseguimento degli obiettivi a lungo termine.
Se, ad esempio, ci si pone l’obiettivo di risparmiare soldi per un viaggio, quali aspetti della quotidianità potranno e dovranno essere monitorati? Sicuramente il fatto di fare la spesa non sarà uno di questi. Eppure, nella vita di tutti i giorni, la spesa ha e continua ad avere uno spazio molto importante. Le cose cambierebbero solamente se quella spesa quotidiana avesse un impatto rilevante sulla capacità di risparmio fissata dall’obiettivo a monte.
Questo esempio sottolinea come, sia per i KPI che per gli OKR, il focus deve rimanere sulle priorità aziendali, che sono poche come gli obiettivi strategici fissati. Da un trimestre all’altro, possono cambiare le strategie e le strade indicate, ma ogni volta gli obiettivi non dovranno essere troppo numerosi.
KPI vs OKR: le principali differenze
Per sottolineare le differenze tra i KPI e gli OKR è necessario innanzitutto metterne in evidenza lo stretto collegamento e la necessità di una collaborazione reciproca.
Come primo aspetto da sottolineare, gli OKR hanno un punto di vista più ampio sul business, sugli obiettivi e sul futuro. Il loro compito è indicare e disegnare un futuro migliore per l’azienda, sotto alcuni punti di vista ritenuti più importanti. Questa cornice deve fungere da ispirazione e da motivazione per i team di ciascun reparto e i singoli dipendenti. Una sollecitazione ad uscire dalla zona di comfort e ingaggiare nuove sfide nella direzione segnata. Una visione che attraversa l’azienda in modo trasversale offrendo una prospettiva a ciascuno.
Attraverso gli OKR il management e la direzione generale potranno fissare gli obiettivi trimestrali e le attività collegate.
Dall’altro lato, i KPI lavorano su obiettivi più piccoli e specifici, a breve e medio termine. Il loro compito è concretizzare in piccoli settori dell’azienda l’ispirazione e la strada segnata dagli OKR. Questa dimensione specifica e concreta li rende molto agili nell’acquisizione di dati e tendenze fondamentali per l'azienda. Questi feedback mostreranno in modo quasi immediato se si sta seguendo la strada indicata dagli OKR e dalla strategia di business.
I KPI sono molteplici e possono riguardare ogni reparto: ciascun team individuerà gli elementi più importanti da monitorare per gli obiettivi del reparto e dell’azienda in generale. Per questo motivo, sono più statici e fotografano la situazione passata e attuale, ma non possono suggerire molto sul futuro. Rimangono fondamentali per la definizione della strategia perché traducono l’obiettivo di business in obiettivi specifici, pratici e misurabili.
Ciclicità e l’allineamento
Entrambi questi indicatori sono determinanti e offrono importanti risultati alle aziende che li utilizzano con metodo e costanza. Uno degli elementi più importanti, però, riguarda la collaborazione e la sinergia tra questi due punti di vista sul business. In entrambi i casi, è necessario lavorare approfonditamente sul perché (WHY), cercando di ripulire gli obiettivi da tutto ciò che non è prioritario.
Se definiti e attivati con scientificità, i KPI e gli OKR attiveranno un percorso ciclico verso la crescita del business. Da un lato, avere degli OKR misurabili che impattano direttamente sui KPI è un obiettivo: ogni miglioramento a livello degli OKR spinge a verificare quali KPI hanno avuto un impatto maggiore. In questo modo, è possibile investire e approfondire alcuni aspetti nel monitoraggio a discapito di altri.
Dal lato opposto, però, attraverso i KPI è possibile identificare le risorse che gli OKR possono meglio attivare all’interno della strategia. Gli OKR impostano gli obiettivi a lungo termine e i KPI indicano, durante il percorso, dove migliorare. Un’attenzione costante su entrambi gli indicatori ed entrambi i livelli di indagine attiva un ciclo di miglioramento continuo e reciproco nelle misurazioni e negli obiettivi.
Solo lavorando in sinergia è possibile valorizzare i valori ottenuti e le metriche individuate. Per mostrare con più chiarezza l’importanza dell’interazione, è consigliabile dotarsi di una dashboard che metta insieme questi due piani e ne sottolinei i rapporti reciproci. Una rappresentazione visiva può dare maggiore spessore e concretezza alla visione strategica d’insieme.
Il team, i ruoli e il percorso
Come spesso accade all’interno delle aziende, potrebbe crearsi confusione nella definizione dei ruoli e delle responsabilità. Uno degli aspetti più importanti nel successo di un business riguarda proprio la divisione chiare dei compiti e delle decisioni. È necessario sottolineare che gli OKR sono degli obiettivi e degli indicatori che dovrebbero essere definiti dalle posizioni apicali dell’azienda. Solamente queste risorse possono avere quella visione completa e lungimirante sul business, per poter indicare la strada. Sanno dove l’azienda dovrebbe crescere, in che cosa vogliono che cresca e quante risorse dedicare al raggiungimento degli obiettivi.
Il compito di indicare la direzione di un lungo viaggio spetta sempre al capitano, anche in considerazione della responsabilità, dell’esperienza e della capacità motivazionale.
Anche i KPI hanno bisogno di una promozione dall’alto. In questo caso, però, dovranno essere coinvolti anche i responsabili di ciascun reparto e competenza aziendale. La specificità dei KPI richiede una declinazione più focalizzata in ogni settore. Per individuare i KPI relativi al marketing, è necessario coinvolgere il direttore di questa sezione dell’azienda. Lo stesso vale per le vendite, la produzione e il customer care.
Una struttura di questo genere, con ruoli e responsabilità chiare e definite, agevola la comunicazione aziendale all’interno dei reparti e all’esterno e contribuisce alla creazione di un approccio orientato al risultato. Tutte le professionalità coinvolte sanno cosa devono fare per contribuire in modo impattante al successo futuro del business.
Utilizzare KPI e OKR per aumentare le performance
Lo ripetiamo ad ogni nuova consulenza e progetto in entrata. La strategia aziendale è fondamentale ma dipende dalla visione che si ha sul futuro e sui possibili successi da conseguire.
Una visione che compete al management aziendale. Attraverso questa visione si definiscono gli obiettivi e li si declina in tutti i settori del business. L’obiettivo principale di un’azienda è il miglioramento delle performance per impattare sul profitto e sul ROI.
Per intraprendere questa strada sono necessarie delle metriche che controllino gli aspetti ritenuti fondamentali durante il viaggio. In questa direzione, bisogna individuare i KPI e gli OKR specifici per quell'azienda.
Come vanno selezionati ed utilizzati i KPI e gli OKR per aumentare le performance?
Il primo passo è l'allineamento tra questi diversi punti di vista sul business, per attivare un processo ciclico che si autoalimenta e si corregge, sia a livello di obiettivi specifici (KPI) che di visione a lungo termine (OKR).
Si può partire da un'osservazione del passato e del presente per muovere le prime considerazioni sul futuro. Ma questo è solo un punto di partenza: seguirà la definizione di obiettivi in ciascun reparto e un monitoraggio continuo per mantenere saldo il legame tra i due livelli interpretativi.
Il successo nell’attivazione del processo ci sarà quando il team farà propria la visione dettata dagli OKR, cambieranno i comportamenti operativi in ogni reparto e gli obiettivi, piccoli e grandi, saranno spostati un po’ più avanti.
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